Mettere ordine nella propria collezione di articoli scientifici è probabilmente una delle imprese più ingrate e noiose che si possano presentare nel corso della propria attività professionale. Intanto come fare, e da dove partire? Stamparli su carta ed archiviarli in faldoni e raccoglitori, con gli ovvi problemi di ingombro, oppure sfruttare l’opzione “paperless” dei files .pdf, più pratica e meno dispendiosa? E poi, come classificarli? Per autore, per argomento o rivista? E se si usano due computer, un fisso ed un portatile, come fare per sincronizzare i due archivi? Conclusione: quando si cerca un articolo non si sa mai dove lo si è archiviato o, in perfetto accordo con la legge di Murphy, è sistematicamente nel posto sbagliato. Non parliamo poi di quando si deve creare una bibliografia anche per il più banale elaborato scientifico: è vero, esistono dei software appositi, ma l’ideale sarebbe averne uno che svolga nel modo migliore possibile tutte queste funzioni insieme e non di dover ricorrere, magari pagandoli profumatamente, a programmi separati e che, magari, non dialogano nemmeno tra di loro.

Quando qualche anno fa acquistai il mio primo Macintosh, pensai di aver quadrato il cerchio. Uno dei primi software che scoprii fu “Papers”: finalmente un programma che mi consentiva di organizzare in maniera coerente tutti i miei articoli scientifici, di visualizzarli ed eventualmente di prendere appunti e che, soprattutto, permetteva di scaricare, il più delle volte automaticamente, le informazioni relative a titolo, autori, rivista ed abstract direttamente dalla PubMed. Trovare l’articolo desiderato era un attimo: bastava digitare nel campo di ricerca le prime lettere dell’autore o dell’argomento ed il gioco era fatto. Il tutto in un programma elegante, facile da usare e ad un prezzo accessibilissimo (intorno ai 40 euro).

Con l’uso quotidiano, però, sono emersi anche alcuni limiti, prima fra tutti la mancanza di una funzione integrata per sincronizzare i propri archivi su diversi computer: capitava spesso di cercare sul portatile un articolo, salvo poi accorgersi di averlo sul Mac di casa. Alcuni utenti si sono ingegnati ad utilizzare servizi di archiviazione online come dropbox.com, ma si trattava comunque di una soluzione arrangiata e non priva di rischi (cioè di danneggiare il file in cui sono contenute tutte le informazioni relative ai vari articoli). Inoltre, manca una vera e propria funzione di gestione della bibliografia: l’integrazione con Word o con i principali software “citation manager” esiste, ma è comunque macchinosa e poco pratica.

Spulciando tra i forum di supporto di Papers alla ricerca di una soluzione, mi sono imbattuto nel post di un utente che, di fronte a tali difetti, affermava che avrebbe preferito continuare ad utilizzare Mendeley. Incuriosito, ho approfondito ed ho scoperto un servizio molto utile e, seppur per certi versi ancora acerbo, molto promettente.

Mendeley può essere descritto come un incrocio tra un database per gli articoli scientifici, un programma di creazione e gestione di bibliografie ed un social network scientifico.

Creando (gratuitamente) un proprio account sul sito www.mendeley.com si diventa infatti “titolari” di 500 Megabytes di spazio nel quale archiviare i propri pdf scientifici. Pagando una quota mensile è ovviamente possibile ottenere anche uno “spazio” più ampio.

A questo punto è sufficiente scaricare ed installare (anche in questo caso gratuitamente) il client software, disponibile per piattaforme Windows, Macintosh, Linux e persino iOS (quindi iPad, iPhone e iPod Touch) e che ha più o meno le stesse funzioni di Papers: consente infatti di importare, catalogare e gestire i pdf degli articoli, scaricando automaticamente le informazioni da PubMed. In più, però, scaricando gli appositi plugins, anch’essi gratuiti, può facilmente interfacciarsi con i principali software di videoscrittura in commercio (Office, Office per Mac, OpenOffice...), in modo da poter richiamare, direttamente dall’interno di questi ultimi, le voci bibliografiche senza doverle inserire manualmente. Sono presenti i principali formati di citazione, catalogati nella maggior parte dei casi in base al titolo della rivista, in modo da potersi adattare alle specifiche regole editoriali.

A ciò si aggiunge il vantaggio di poter contare su uno spazio di archiviazione remoto (o, come va di moda dire, sulla “nuvola”), accessibile da qualunque computer sia collegato ad Internet con il semplice browser: questo consente da un lato di poter avere sempre con sé la propria collezione bibliografica, dall’altro di poter utilizzare l’archivio remoto come “intermediario” per sincronizzare i vari computer su cui si utilizza Mendeley. In pratica, attivando l’opzione di sincronizzazione automatica, ogni volta che si avvia Mendeley sul nostro computer, questo si collega alla “nuvola” e controlla se esistono differenze tra la versione remota e quella locale del nostro archivio, eventualmente scaricando o inviando i nuovi articoli aggiunti. In questo modo si è sicuri di avere sempre tutti i propri articoli sia sul computer “fisso” che sul proprio notebook.

La terza funzione di Mendeley è quella di “social network” scientifico; sull’onda dei vari Facebook et similia, è possibile infatti costruire una rete di contatti con cui condividere pubblicazioni all’interno di un vero e proprio gruppo di lavoro. Allo stesso modo è possibile iscriversi a gruppi di interesse da cui attingere o a cui contribuire con segnalazioni sulla letteratura. Infine, non poteva mancare la possibilità di inviare brevi “tweet” o messaggi ai propri contatti, tipica dei social network. Per quanto possa sembrare più una concessione alla moda del momento, l’aspetto “sociale” di Mendeley può comunque risultare una funzione di notevole utilità qualora sia necessario tenere i contatti con colleghi a distanza o semplicemente si abbia bisogno di una piattaforma condivisa per il lavoro di gruppo.

Il sistema ha ovviamente dei limiti, il più grossolano dei quali è quello di non poter stampare gli articoli dal client software (almeno nella versione per Mac), tanto più inspiegabile dal momento che è facilmente aggirabile selezionando dal menu a comparsa “Open file externally” ed aprendo il file pdf di origine con un altro software. Altri limiti sono la funzione di riempimento automatico dei metadati, che estrae automaticamente titolo ed autori dal pdf per poi cercarli nella pubmed e completare le informazioni mancanti e che non sempre funziona; anche in questo caso tuttavia è possibile ovviare facendo compiere la ricerca in base al DOI (digital object identifier, un codice unico indicato in tutti gli articoli più recenti) e non in base a titolo/autore. Manca anche, per esempio, la possibilità di classificare gli articoli con le classiche “stelline”, così come si fa, sulla base del proprio gradimento, con i brani musicali. Infine, sicuramente l’interfaccia è piuttosto spartana ed essenziale e, almeno nella versione per Mac, meno pulita ed elegante di programmi come il già citato Papers, che però, va detto, in tal senso è un piccolo capolavoro.

A parziale scusante va tuttavia detto che Mendeley è ancora in versione “beta”, vale a dire “in fieri” e pertanto suscettibile di continui miglioramenti ed innovazioni. Già adesso tuttavia è un valido “one stop shop”, in grado di rispondere alle esigenze di archiviazione, condivisione e creazione di bibliografia in un’ unica soluzione. Vale la pena provarlo anche soltanto per il fatto che la proposta gratuita consente di valutare in tutta tranquillità le potenzialità del software e, se la propria libreria di articoli non è particolarmente vasta, può essere addirittura sufficiente allo scopo. Per gli utenti Mac forse però è meglio aspettare, prima di prendere decisioni, almeno fino all’8 marzo, data di uscita di Papers 2, che si annuncia ricco di interessanti novità.